كيف نبدأ معك
توجّه إكسو لوجيكس عملية التهيئة وتنفذها مع مسؤول النظام لديك. تحضر بيانات شركتك وقائمة وحداتك، ونجهّز مساحة عملك، ونراجع بياناتك معك، ثم نفتح التطبيقات حين تكتمل سجلاتك. ونتفق معك على الجدول الزمني، فهو يعتمد على حجم محفظتك وحالة بياناتك.
1. مساحة عمل شركتك
ما يحدث: ننشئ شركتك في إكسو إستيتس مع أول حساب لمسؤول النظام.
- ما تقوم به
- تزويدنا بالاسم القانوني بالعربية والإنجليزية، ورقم الرخصة التجارية وتاريخ انتهائها، والإمارة، ونهاية السنة المالية، والبريد الإلكتروني لمسؤول النظام.
- ما نقوم به
- إنشاء مساحة العمل وإصدار كلمة مرور مؤقتة يغيّرها المسؤول عند أول دخول.
2. إعدادات الشركة
ما يحدث: يسجّل مسؤول النظام البيانات التي تعتمد عليها مستنداتك واعتماداتك.
- ما تقوم به
- إدخال رقم التسجيل الضريبي والعنوان والشعار والحسابات البنكية والشركاء والمديرين والضرائب والرسوم وخطوات الاعتماد وقوالب الرسائل.
- ما نقوم به
- مرافقة المسؤول في كل إعداد وشرح ما يؤثر فيه.
3. استيراد وحداتك
ما يحدث: تُستورد قائمة وحداتك من جدول بيانات: العقار والمبنى والطوابق والوحدات والغرف والتجهيزات والملاك المسجّلون.
- ما تقوم به
- تعبئة قالب الاستيراد (Excel أو CSV). الحقول المطلوبة هي رقم الوحدة والطابق وحالة الإشغال فقط.
- ما نقوم به
- إجراء فحص أولي لا يغيّر شيئًا، ثم استيراد كل شيء دفعة واحدة، فلا يبقى استيراد ناقص.
4. معالجة الملاحظات
ما يحدث: كل ما لم يتمكن الاستيراد من تأكيده، كمساحة ناقصة أو رقم وحدة لا يتفق مع طابقها، يصبح ملاحظة في قائمة جودة البيانات.
- ما تقوم به
- البتّ في كل ملاحظة وتسجيل ما تقرر بشأنها.
- ما نقوم به
- شرح كل ملاحظة وأثرها، ومقارنة الجدول المصحح بما استُورد قبل أي تغيير.
5. استكمال العقارات وتفعيلها
ما يحدث: تُستكمل الطوابق والوحدات والتجهيزات من لوحة المبنى. ويمكن تفعيل العقار متى كان له مبنى وطابق ووحدات، ولكل وحدة مساحة مسجّلة.
- ما تقوم به
- تأكيد المساحات والتصاميم والملكية.
- ما نقوم به
- المساعدة في نسخ مواصفات الوحدات بين الطوابق، مع معاينة قبل الحفظ.
6. المستخدمون والأدوار
ما يحدث: حسابات الموظفين بالأدوار المناسبة، وحسابات التطبيقات للمستأجرين والملاك والمقاولين والفنيين.
- ما تقوم به
- تحديد من يحمل كل دور وحد اعتماد، وما إذا كانت رموز المصادقة إلزامية.
- ما نقوم به
- مساعدة المسؤول في إنشاء الحسابات وربط كل حساب تطبيق بالشخص الصحيح في سجلك.
7. العقود والأرصدة الافتتاحية
ما يحدث: تُدخَل العقود السارية وخطط الدفع والشيكات عبر معالج العقود، ويُتفق على الأرصدة الافتتاحية.
- ما تقوم به
- إدخال عقودك السارية أو تأكيدها، والاتفاق على الأرصدة الافتتاحية مع محاسبك.
- ما نقوم به
- دعم الإدخالات الأولى ومراجعة كشف الإيجارات معك.
8. الانطلاق
ما يحدث: تُزال البيانات التجريبية ويبدأ فريقك العمل على إكسو إستيتس، ويحصل المستأجرون والملاك والمقاولون والفنيون على تطبيقاتهم.
- ما تقوم به
- إبلاغ المستأجرين والملاك والمقاولين بطريقة الدخول.
- ما نقوم به
- التأكد من خلو مساحة العمل من البيانات التجريبية، والبقاء قريبين منك في الأسابيع الأولى.
صفحات ذات صلة.
شاهده على محفظتك أنت.
اطلب جولة مدتها 30 دقيقة. أخبرنا بما يهم عملك، وسنرد عليك بالبريد الإلكتروني للاتفاق على موعد، ببيانات توضيحية أو بمقتطف من بياناتك، بالعربية أو الإنجليزية.